☕ Neulich in der Kaffeeküche …
👱♀️ Schau mal, was ich da für eine Mail bekommen habe: ‚Sie sind herzlich zu einer asynchronen Nachbereitung eingeladen.‘ Wann das aber ist, steht da nicht.
🧓 Ja, weil es eben asynchron ist. Jede Person macht das zu der für sie passenden Zeit, aber irgendwie machen es doch alle gemeinsam.
👱♀️ Und warum treffen wir uns dann nicht gleich alle gemeinsam?
🧓 Gute Frage. So wie ich das verstanden habe, soll asynchrone Zusammenarbeit oft produktiver sein, weil alle in dem für sie passenden Tempo arbeiten können.
👱♀️ Also, ich fange da ja eher an zu trödeln … Und wenn wir Sachen gemeinsam machen, ist auch immer jemand da, der helfen kann, wenn es zu Problemen kommt.
Vielleicht sind Sie ähnlich skeptisch in Bezug auf asynchrone Zusammenarbeit, wie die Kollegin in diesem fiktiven Kaffeeküchen-Gespräch. Vielleicht haben Sie aber auch schon erste positive Erfahrungen damit gemacht. Egal wie: In dieser Einheit erläutern wir das Konzept genauer und stellen vor, wie es in der Praxis genutzt werden kann.
Wichtiges Grundlagenwissen
Wir starten mit einer einfachen Definition:
- synchron = zur gleichen Zeit
- asynchron = nicht zur gleichen Zeit, sondern orts- und zeitunabhängig
Bei einer synchronen Zusammenarbeit gibt es somit einen gemeinsamen Ort, der online oder auch in physischer Präsenz sein kann, an dem alle Beteiligten zu einer bestimmten Zeit zusammen kommen. Bei einer asynchronen Zusammenarbeit wird ebenfalls an einer gemeinsamen Herausforderung gearbeitet und es gibt dazu auch oft einen gemeinsamen Ort dafür, der meist digital ist. Allerdings gibt es keinen festen Zeitpunkt, sondern meist nur einen zeitlichen Rahmen, der unterschiedlich lang sein kann. Und auch die physischen Orte, von denen aus sich die Kolleg*innen beteiligen, sind meist unterschiedlich.
Asynchrone und synchrone Zusammenarbeit funktioniert besonders gut im Zusammenspiel miteinander. Einiges wird dann asynchron erledigt, anderes synchron. Im folgenden Video wird dieses Prinzip anhand eines konkreten Beispiels genauer beschrieben:
Tipps für die Praxis
Wahrscheinlich arbeiten Sie schon sehr viel asynchron mit Ihren Kolleg*innen zusammen – ohne sich das vielleicht bewusst zu sein bzw. ohne das bisher so benannt zu haben. Denn prinzipiell ist jede Mail, die Sie schreiben, eine Form von asynchroner Zusammenarbeit. Die empfangende Person antwortet nicht direkt zur gleichen Zeit, sondern dann, wenn sie dafür Zeit findet.
Was ist aber wichtig zu beachten, bei der Gestaltung von asynchroner und synchroner Zusammenarbeit? Hier kommen einige Tipps für die Praxis:
- Während synchrone Termine meist fest im Kalender stehen und somit automatisch eine Zeit für sie geblockt ist, drohen asynchrone Termine oft hinten runter zu fallen. Hier hilft es, wenn man sich asynchrone Aufgaben als persönlichen ‚Termin‘ einträgt. Dazu überlegt man sich, wie viel Zeit man für die Aufgabe wahrscheinlich aufwenden wird, und blockt sich einen entsprechenden Zeitraum.
- Asynchrone Zusammenarbeit erscheint oftmals vor allem deshalb herausfordernder, weil es an direktem Feedback fehlt. Weder bekommt man eine direkte Rückmeldung zu seinen Vorschlägen, noch kann man einfach die neben einem sitzende Person fragen, wenn einem etwas unklar ist. Hier hilft es, wenn man dennoch auch synchrone Wege in einer eigentlich asynchronen Zusammenarbeit nutzt. Zum Beispiel könnte ich eine Kollegin anrufen, die an dem Projekt ebenfalls beteiligt ist, und nachfragen, wenn mir etwas unklar ist. Oder ich könnte meine Idee für einen Beitrag zunächst mit einem Kollegen in der Kaffeepause besprechen. Und dann für alle veröffentlichen.
- Bei asynchroner Zusammenarbeit geht viel an Kontext verloren, der bei einem synchronen Treffen meistens nebenher mitschwingt: Wie ist ein bestimmter Vorschlag gemeint? Was ist daran besonders relevant? Wie ist die Stimmung in der Gruppe dazu? … Hier hilft es, lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Nutzen sie dafür eine ‚Metaebene‘ der Diskussion, wann immer ihnen das sinnvoll erscheint. Geben Sie zum Beispiel an, dass Sie sich mit einem bestimmten Vorschlag noch nicht sicher sind, aber erst einmal nachfragen wollen, was andere denken. Auch ist es wichtig, die Beiträge von anderen nicht nur zur Kenntnis zu nehmen, sondern auch zu kommentieren bzw. Feedback dazu zu geben. Denn wenn Sie beim Lesen den Kopf schütteln oder zustimmend nicken, bekommen das andere ja sonst nicht mit.
- Setzen Sie sich dafür ein, dass die Aufgabenstellung für alle Beteiligten klar ist und fragen sie im Zweifelsfall nach. Denn wenn die gestellte Aufgabe nicht für alle verständlich ist und es vor allem auch keine klar definierten Fristen gibt, wird die asynchrone Zusammenarbeit wahrscheinlich nicht erfolgreich sein. Fordern Sie deshalb ein, dass gut kommuniziert wird, wer, was, bis wann erledigen soll. Mit Ihren Nachfragen dazu, helfen Sie auch anderen, sich bei der asynchronen Zusammenarbeit zurecht zu finden.
- In vielen Fällen sind synchrone Treffen immer noch die Normalität und werden asynchroner Zusammenarbeit vorgezogen. Hier können Sie aktiv gegensteuern und Zusammenarbeit auf diese Weise für alle produktiver machen. Fragen Sie beispielsweise nach, ob eine Projektvorstellung auch vorab per Mail verschickt werden kann und dann bei einem synchronen Treffen nur noch Fragen und Antworten stattfinden. Oder regen Sie an, dass eine Projektidee schon vor einem synchronen Treffen veröffentlicht und kommentiert werden kann. So lassen sich viele Aspekte schon in einem frühen Stadium klären. Beim synchronen Treffen ist dann Raum für die Punkte, die tatsächlich intensiv diskutiert werden müssen.
Zusammenfassung
Unter asynchroner Zusammenarbeit versteht man eine Form von Zusammenarbeit, die im Gegensatz zur synchronen Zusammenarbeit nicht zeitgleich stattfindet. Wenn man asynchrone Zusammenarbeit gut organisiert und z.B. für sich Termine dafür blockt und auf eine umfangreiche Kommunikation achtet, kann sie – vor allem in Kombination mit synchronen Treffen – sehr gut funktionieren.
👉 Jetzt sind Sie dran!
Selbstüberprüfung
Testen Sie Ihr Wissen zu asynchroner Zusammenarbeit mithilfe dieser Selbstüberprüfung:
Ausprobieren
Die oben genannten Tipps können Sie direkt für sich ausprobieren und dann reflektieren.
Weiterführende Ressourcen
Wenn Sie sich noch weiter zu diesem Thema informieren wollen, dann helfen Ihnen die folgenden Ressourcen.
- In diesem Blogbeitrag erläutere ich das Konzept des Flipped Lernens. Es bedeutet soviel, dass ein Teil aus dem eigentlich synchronen Lernprozess vorgelagert wird. Hierzu gibt es konkrete Vorschläge, die sich auch allgemein auf Zusammenarbeit übertragen lassen.
- Die Organisationsberatung TeamElephant stellt in diesem Blogbeitrag 5 Tipps für gelingende asynchrone Zusammenarbeit vor.